Privacy Beleid

1. Verwerkingsverantwoordelijke

De entiteit die verantwoordelijk is voor de verwerking van uw persoonsgegevens is:

Bedrijfsnaam: CODIXERA LIMITED

Registratienummer: 15712597

Adres: Unit A, 82 James Carter Road, Mildenhall Industrial Estate, Suffolk, Verenigd Koninkrijk, IP28 7DE

E-mail: [email protected]

Wij bepalen hoe en waarom uw persoonsgegevens worden verwerkt en zijn verantwoordelijk voor de bescherming ervan. Neem contact met ons op bij vragen over hoe uw gegevens worden verwerkt.

2. Methoden van gegevensverzameling

Wij verzamelen persoonsgegevens via:

• Directe verzameling: gegevens die u verstrekt bij het aanmaken van een account, bij contact met ons of bij gebruik van onze diensten voor beltegoed en bundels.
• Geautomatiseerde verzameling: gegevens verzameld via cookies en vergelijkbare trackingtechnologieën.
• Gegevens van derden: gegevens ontvangen van dienstverleners, toezichthouders of openbaar beschikbare bronnen.

3. Categorieën persoonsgegevens die wij verwerken

Wij kunnen de volgende categorieën persoonsgegevens verzamelen en verwerken:

• Contactgegevens: naam, e-mailadres, telefoonnummer, adres.
• Accountgegevens: profiel-ID, wachtwoord, instellingen.
• Identiteitsgegevens: volledige naam, geboortedatum, identiteitsdocumenten, indien vereist voor verificatie.
• Juridische gegevens: informatie die nodig is om te voldoen aan wettelijke verplichtingen (AML, KYC), indien van toepassing.
• Transactiegegevens: bestelgeschiedenis van beltegoed en bundels, mobiel nummer van de ontvanger, factuurgegevens.
• Betalingsgegevens: Betalingen worden verwerkt door onze bevoegde betalingsverwerker, FINTECH GLOBAL SOFTWARE LTD. Wij verzamelen, verwerken of bewaren uw betaalkaartgegevens of andere gevoelige financiële informatie niet. Betalingsgegevens worden rechtstreeks door de betalingsgateway verzameld en verwerkt, in overeenstemming met de PCI-DSS-normen.
• Communicatielogs: e-mails, chats en gespreksgegevens met ons supportteam.
• Marketinggegevens: uw voorkeuren voor marketingcommunicatie en enquêtes.
• Technische gegevens: apparaatinformatie, IP-adres, cookies, gebruiksstatistieken.
• Klantenservicegegevens: details van vragen en interacties met de klantenservice.

4. Verplichte en optionele gegevens

Bepaalde gegevens zijn vereist om onze diensten voor beltegoed en bundels te kunnen leveren (bijvoorbeeld het mobiele nummer van de ontvanger en betalingsgegevens); andere gegevens zijn optioneel en kunnen worden beheerd via uw account- of browserinstellingen.

5. Rechtsgronden voor verwerking

Wij verwerken persoonsgegevens op basis van de volgende rechtsgronden:

Accountbeheer: Om uw gebruikersaccount in te stellen en te beheren, zodat u toegang hebt tot en gebruik kunt maken van onze diensten. (Rechtsgrond: uitvoering van een overeenkomst.)

Levering van diensten: Om de door u gevraagde diensten voor beltegoed en bundels efficiënt en in lijn met uw behoeften te leveren. (Rechtsgrond: uitvoering van een overeenkomst.)

Identiteitsverificatie: Om uw identiteit te bevestigen en uw account te beveiligen, ter bescherming tegen fraude en ongeoorloofde toegang. (Rechtsgrond: naleving van een wettelijke verplichting, gerechtvaardigd belang.)

Wettelijke naleving: Om te voldoen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder anti-witwaswetgeving (AML), bestrijding van terrorismefinanciering (CFT), ken-uw-klant-vereisten (KYC) en gerelateerde verplichtingen, indien van toepassing. (Rechtsgrond: naleving van een wettelijke verplichting, vervulling van een taak van algemeen belang.)

Orderafhandeling: Om uw bestellingen voor beltegoed of bundels te verwerken en af te ronden, inclusief het afhandelen van de betaling en het leveren van het beltegoed aan het mobiele nummer van de ontvanger. (Rechtsgrond: uitvoering van een overeenkomst.)

Transactiebeheer: Om transacties te beheren en te ondersteunen, en de nauwkeurigheid, veiligheid en naleving van de toepasselijke normen te waarborgen. (Rechtsgrond: uitvoering van een overeenkomst, gerechtvaardigd belang.)

Risicobeheer: Om zakelijke risico's te beoordelen, te monitoren en te beheren, zodat onze diensten soepel blijven functioneren. (Rechtsgrond: uitvoering van een overeenkomst, naleving van een wettelijke verplichting, gerechtvaardigd belang.)

Klantcommunicatie: Om met u te communiceren over uw account, ondersteuning te bieden en vragen te beantwoorden. (Rechtsgrond: uitvoering van een overeenkomst, gerechtvaardigd belang.)

Marketing: Om marketingcommunicatie en gepersonaliseerde content te versturen, wanneer u hiervoor toestemming hebt gegeven. (Rechtsgrond: toestemming, gerechtvaardigd belang.)

Fraudepreventie: Om fraude en andere onwettige activiteiten op te sporen, te voorkomen en erop te reageren, ter bescherming van zowel onze diensten als uw gegevens. (Rechtsgrond: naleving van een wettelijke verplichting, gerechtvaardigd belang.)

Beveiliging: Om onze systemen en gegevens te beschermen tegen ongeoorloofde toegang en de integriteit en vertrouwelijkheid ervan te waarborgen. (Rechtsgrond: uitvoering van een overeenkomst, naleving van een wettelijke verplichting, gerechtvaardigd belang.)

Technische ondersteuning: Om technische problemen te diagnosticeren en op te lossen en onze diensten betrouwbaar te houden. (Rechtsgrond: uitvoering van een overeenkomst.)

Verbetering van diensten: Om onze diensten te ontwikkelen en te verbeteren op basis van feedback en gebruikspatronen. (Rechtsgrond: gerechtvaardigd belang.)

Geschillenbeslechting: Om juridische claims of geschillen te beheren en op te lossen, ter bescherming van onze juridische belangen en om aan onze wettelijke verplichtingen te voldoen. (Rechtsgrond: uitvoering van een overeenkomst, naleving van een wettelijke verplichting, gerechtvaardigd belang.)

6. Delen van gegevens

Wij kunnen uw gegevens delen met dienstverleners die ons helpen onze diensten te leveren — bijvoorbeeld betalingsverwerkers en partners van platforms voor mobiel beltegoed/opwaarderen. Wij verkopen uw persoonsgegevens niet. Elke vorm van delen vindt plaats in overeenstemming met de wettelijke vereisten en passende waarborgen.

7. Internationale gegevensoverdrachten

Uw gegevens kunnen buiten het VK of de EU/EER worden overgedragen voor verwerking. Wanneer dit gebeurt, nemen wij passende maatregelen om ze te beschermen, waaronder het gebruik van standaardcontractbepalingen of andere goedgekeurde juridische mechanismen.

8. Bewaartermijn van gegevens

Wij bewaren uw persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk is voor de doeleinden waarvoor ze zijn verzameld, rekening houdend met onze wettelijke, regelgevende, boekhoudkundige en rapportageverplichtingen. Zodra de toepasselijke bewaartermijn is verstreken, worden uw gegevens veilig verwijderd of geanonimiseerd.

Account- en identiteitsgegevens (naam, contactgegevens, geboortedatum, identiteitsdocumenten) worden bewaard gedurende de looptijd van uw accountrelatie, plus 5 jaar vanaf sluiting van het account, om te voldoen aan onze AML/KYC-verplichtingen voor het bijhouden van gegevens. Ze worden na deze periode verwijderd of geanonimiseerd, tenzij een langere termijn wettelijk vereist is of er een lopend onderzoek is.

Mobiele nummers van ontvangers worden 5 jaar bewaard vanaf de datum van de betreffende transactie, als onderdeel van onze transactiegegevens voor AML- en geschillenbeslechtingsdoeleinden, en worden daarna geanonimiseerd.

Order- en transactiegegevens (geschiedenis van beltegoed/bundels, factuurgegevens) worden 5 jaar bewaard vanaf de transactiedatum, om te voldoen aan boekhoudkundige, fiscale en AML-verplichtingen. Voltooide bestelgegevens blijven 1 maand na voltooiing zichtbaar en toegankelijk in uw klantaccount; daarna worden ze gearchiveerd en niet langer getoond in de accountomgeving, hoewel ze voor de hierboven beschreven periodes bewaard blijven in onze backofficesystemen.

Communicatie- en supportlogs (e-mails, chats, gespreksgegevens met ons supportteam) worden 3 jaar bewaard vanaf de datum van de laatste interactie, voor kwaliteitsborging, geschillenbehandeling en klachtafhandeling, en worden daarna verwijderd, tenzij ze verband houden met een lopend geschil of een juridische claim.

Gegevens over fraudepreventie en risicobeheer (signaleringen, onderzoeksnotities, screeningresultaten) worden 5 jaar bewaard vanaf de datum waarop het gegeven is vastgelegd, of langer indien vereist door een lopend onderzoek of een verzoek van een bevoegde autoriteit, om te voldoen aan onze AML/CFT- en fraudepreventieverplichtingen.

Marketinggegevens (voorkeuren, toestemmingsregistraties) worden bewaard totdat u uw toestemming intrekt of bezwaar maakt tegen marketing, of na 2 jaar inactiviteit, afhankelijk van wat zich het eerst voordoet. Na intrekking van de toestemming verwijderen wij de onderliggende marketinggegevens, maar we kunnen een registratie van de intrekking zelf bewaren wanneer dit nodig is om naleving aan te tonen.

Technische gegevens (apparaatinformatie, IP-adres, cookies, gebruiksstatistieken) worden 12 maanden bewaard vanaf verzameling, tenzij een kortere termijn is vastgelegd in ons Cookiebeleid, waarna ze automatisch worden verwijderd of geanonimiseerd.

Back-upkopieën die persoonsgegevens bevatten, worden nog 90 dagen extra bewaard bovenop de bewaartermijn die voor de onderliggende gegevens geldt, uitsluitend voor noodherstel, en worden daarna veilig verwijderd of overschreven.

Wanneer wij gegevens niet direct kunnen verwijderen (bijvoorbeeld omdat ze zich in back-uparchieven bevinden), isoleren wij ze veilig van verdere verwerking totdat verwijdering mogelijk is.

Als u uw account sluit, worden uw persoonsgegevens verwijderd of geanonimiseerd in overeenstemming met de hierboven vermelde termijnen, tenzij wij verplicht zijn ze langer te bewaren om te voldoen aan een wettelijke verplichting, een geschil op te lossen of onze overeenkomsten af te dwingen.

9. Gegevensbeveiliging

Wij passen robuuste technische en organisatorische maatregelen toe om uw gegevens te beschermen, waaronder encryptie, veilige opslag, toegangscontroles en regelmatige beveiligingsbeoordelingen. Ook werken wij samen met vertrouwde dienstverleners die hoge beveiligingsnormen hanteren.

10. Uw rechten als betrokkene

U hebt de volgende rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens:

• Recht op inzage: een kopie opvragen van de gegevens die wij over u bewaren.
• Recht op rectificatie: onjuiste gegevens laten corrigeren.
• Recht op verwijdering: verwijdering van uw gegevens verzoeken, met inachtneming van wettelijke uitzonderingen.
• Recht op beperking van de verwerking: beperken hoe uw gegevens worden verwerkt.
• Recht van bezwaar: bezwaar maken tegen verwerking op basis van gerechtvaardigd belang of voor marketingdoeleinden.
• Recht op gegevensoverdraagbaarheid: uw gegevens opvragen in een machineleesbaar formaat en laten overdragen aan een andere dienst.
• Recht om toestemming in te trekken: uw toestemming voor gegevensverwerking intrekken, indien van toepassing.

Neem contact met ons op om een van deze rechten uit te oefenen. Mogelijk moeten wij uw identiteit verifiëren voordat wij uw verzoek verwerken.

11. Geautomatiseerde besluitvorming en profilering

Wij maken geen gebruik van geautomatiseerde besluitvorming of profilering die juridische of anderszins significante gevolgen voor u heeft.

12. Klachten

Hebt u vragen over hoe wij met uw gegevens omgaan, neem dan rechtstreeks contact met ons op. Bent u niet tevreden met ons antwoord, dan kunt u een klacht indienen bij de bevoegde toezichthoudende autoriteit. In Engeland en Wales is dit de Information Commissioner's Office (ICO).

Contactgegevens:

The Information Commissioner's Office (ICO)

Website: ico.org.uk/global/contact-us/

Klachtenprocedure voor gegevensbescherming: ico.org.uk/make-a-complaint/data-protection-complaints/

Tel: +0303 123 1113

13. Wijzigingen in dit privacybeleid

We kunnen dit privacybeleid bijwerken om wijzigingen in onze gegevensverwerking of in de toepasselijke wetgeving te weerspiegelen. De meest recente versie is altijd beschikbaar op onze website en belangrijke wijzigingen zullen we aan u communiceren. We raden u aan dit beleid regelmatig te raadplegen.

14. Gegevens van minderjarigen

Onze diensten zijn niet bedoeld voor personen jonger dan 18 jaar. We verzamelen niet bewust gegevens van minderjarigen. Mochten we ontdekken dat we per ongeluk dergelijke gegevens hebben verzameld, dan ondernemen we onmiddellijk stappen om deze te verwijderen.

15. Contact opnemen

Heeft u vragen over dit privacybeleid of onze gegevensverwerking, neem dan contact met ons op via [email protected].