Tietosuoja käytäntö

1. Rekisterinpitäjä

Henkilötietojesi käsittelystä vastaava taho on:

Yrityksen nimi: CODIXERA LIMITED

Rekisteröintinumero: 15712597

Osoite: Unit A, 82 James Carter Road, Mildenhall Industrial Estate, Suffolk, Yhdistynyt kuningaskunta, IP28 7DE

Sähköposti: [email protected]

Määrittelemme, miten ja miksi henkilötietojasi käsitellään, ja vastaamme niiden suojaamisesta. Ota meihin yhteyttä, jos sinulla on kysyttävää tietojesi käsittelystä.

2. Tietojen keräämisen menetelmät

Keräämme henkilötietoja seuraavilla tavoilla:

• Suora kerääminen: tiedot, jotka annat luodessasi tiliä, ottaessasi meihin yhteyttä tai käyttäessäsi saldo- ja pakettipalveluitamme.
• Automaattinen kerääminen: evästeiden ja vastaavien seurantateknologioiden avulla kerätyt tiedot.
• Kolmansien osapuolten lähteet: palveluntarjoajilta, viranomaisilta tai julkisesti saatavilla olevista lähteistä saadut tiedot.

3. Käsittelemämme henkilötietoryhmät

Voimme kerätä ja käsitellä seuraavia henkilötietoryhmiä:

• Yhteystiedot: nimi, sähköposti, puhelinnumero, osoite.
• Tilitiedot: profiilitunnus, salasana, asetukset.
• Henkilöllisyystiedot: koko nimi, syntymäaika ja henkilöllisyystodistukset, mikäli niitä tarvitaan tunnistamiseen.
• Lakisääteiset tiedot: lakisääteisten velvoitteiden (rahanpesun estäminen eli AML, asiakkaan tunnistaminen eli KYC) noudattamiseksi tarvittavat tiedot, mikäli sovellettavissa.
• Maksutapahtumatiedot: saldo- ja pakettitilausten historia, vastaanottajan matkapuhelinnumero sekä laskutustiedot.
• Maksutiedot: Maksut käsittelee valtuutettu maksunvälittäjämme FINTECH GLOBAL SOFTWARE LTD. Emme kerää, käsittele emmekä tallenna maksukorttitietojasi tai muita arkaluonteisia taloustietoja. Maksutiedot kerää ja käsittelee suoraan maksuyhdyskäytävä PCI-DSS-standardien mukaisesti.
• Viestintälokit: sähköpostit, chat-keskustelut ja puhelutallenteet asiakastukemme kanssa.
• Markkinointitiedot: markkinointiviestintää ja kyselyitä koskevat mieltymyksesi.
• Tekniset tiedot: laitetiedot, IP-osoite, evästeet, käyttötilastot.
• Asiakastukitiedot: tiedot yhteydenotoista ja tukivuorovaikutuksista.

4. Pakolliset ja valinnaiset tiedot

Osa tiedoista on välttämättömiä, jotta voimme tarjota saldonlisäys- ja pakettipalvelujamme (esimerkiksi vastaanottajan matkapuhelinnumero ja maksutiedot); muut tiedot ovat valinnaisia ja niitä voi hallita tili- tai selainasetuksista.

5. Käsittelyn oikeusperusteet

Käsittelemme henkilötietoja seuraavilla oikeusperusteilla:

Tilinhallinta: Käyttäjätilisi perustamiseksi ja ylläpitämiseksi, jotta voit käyttää palveluitamme. (Oikeusperuste: Sopimuksen täytäntöönpano.)

Palvelujen tarjoaminen: Pyytämiesi saldonlisäys- ja pakettipalvelujen toimittamiseksi tehokkaasti ja tarpeidesi mukaisesti. (Oikeusperuste: Sopimuksen täytäntöönpano.)

Henkilöllisyyden vahvistaminen: Henkilöllisyytesi vahvistamiseksi ja tilisi suojaamiseksi petoksilta ja luvattomalta käytöltä. (Oikeusperuste: Lakisääteisen velvoitteen noudattaminen, Oikeutetut edut.)

Lakisääteisten velvoitteiden noudattaminen: Sovellettavien lakien ja säädösten noudattamiseksi, mukaan lukien rahanpesun ja terrorismin rahoituksen torjunta (AML/CFT) sekä asiakkaan tuntemisvelvollisuus (KYC) ja niihin liittyvät vaatimukset soveltuvin osin. (Oikeusperuste: Lakisääteisen velvoitteen noudattaminen, Yleistä etua koskevan tehtävän suorittaminen.)

Tilausten täyttäminen: Saldonlisäys- tai pakettitilaustesi käsittelemiseksi ja loppuunsaattamiseksi, mukaan lukien maksun käsittely ja saldon toimittaminen vastaanottajan matkapuhelinnumeroon. (Oikeusperuste: Sopimuksen täytäntöönpano.)

Transaktioiden hallinta: Transaktioiden hallinnoimiseksi ja tukemiseksi, varmistaen niiden tarkkuuden, turvallisuuden ja sovellettavien standardien mukaisuuden. (Oikeusperuste: Sopimuksen täytäntöönpano, Oikeutetut edut.)

Riskienhallinta: Liiketoimintariskin arvioimiseksi, seuraamiseksi ja hallitsemiseksi, jotta palvelumme toimivat jatkossakin sujuvasti. (Oikeusperuste: Sopimuksen täytäntöönpano, Lakisääteisen velvoitteen noudattaminen, Oikeutetut edut.)

Asiakasviestintä: Yhteydenpitoon tiliäsi koskien, tuen tarjoamiseksi ja tiedusteluihin vastaamiseksi. (Oikeusperuste: Sopimuksen täytäntöönpano, Oikeutetut edut.)

Markkinointi: Markkinointiviestien ja räätälöidyn sisällön lähettämiseksi, kun olet antanut siihen suostumuksesi. (Oikeusperuste: Suostumus, Oikeutetut edut.)

Petosten torjunta: Petosten ja muun laittoman toiminnan havaitsemiseksi, ehkäisemiseksi ja niihin reagoimiseksi, suojaten sekä palvelujamme että tietojasi. (Oikeusperuste: Lakisääteisen velvoitteen noudattaminen, Oikeutetut edut.)

Turvallisuus: Järjestelmiemme ja tietojemme suojaamiseksi luvattomalta käytöltä sekä niiden eheyden ja luottamuksellisuuden ylläpitämiseksi. (Oikeusperuste: Sopimuksen täytäntöönpano, Lakisääteisen velvoitteen noudattaminen, Oikeutetut edut.)

Tekninen tuki: Teknisten ongelmien diagnosoimiseksi ja ratkaisemiseksi sekä palvelujemme luotettavuuden ylläpitämiseksi. (Oikeusperuste: Sopimuksen täytäntöönpano.)

Palvelun kehittäminen: Palvelujemme kehittämiseksi palautteen ja käyttötapojen perusteella. (Oikeusperuste: Oikeutetut edut.)

Riitojen ratkaisu: Oikeudellisten vaateiden tai riitojen hallinnoimiseksi ja ratkaisemiseksi, suojaten oikeudellisia etujamme ja täyttäen lakisääteiset velvoitteemme. (Oikeusperuste: Sopimuksen täytäntöönpano, Lakisääteisen velvoitteen noudattaminen, Oikeutetut edut.)

6. Tietojen jakaminen

Voimme jakaa tietojasi palveluntarjoajille, jotka auttavat meitä toimittamaan palvelujamme — esimerkiksi maksunvälittäjille ja matkapuhelinsaldon lisäyspalvelujen kumppaneille. Emme myy henkilötietojasi. Kaikki jakaminen tapahtuu lainsäädännön vaatimusten ja asianmukaisten suojatoimien mukaisesti.

7. Kansainväliset tiedonsiirrot

Tietojasi voidaan siirtää käsiteltäväksi Yhdistyneen kuningaskunnan tai EU/ETA-alueen ulkopuolelle. Näissä tapauksissa toteutamme asianmukaiset suojatoimet, mukaan lukien vakiosopimuslausekkeiden tai muiden hyväksyttyjen oikeudellisten mekanismien käytön.

8. Tietojen säilyttäminen

Säilytämme henkilötietojasi vain niin kauan kuin on tarpeen niihin tarkoituksiin, joita varten ne kerättiin, ottaen huomioon lakisääteiset, viranomaisvaatimuksiin, kirjanpitoon ja raportointiin liittyvät velvoitteemme. Kun sovellettava säilytysaika päättyy, tietosi joko poistetaan turvallisesti tai anonymisoidaan.

Tili- ja henkilöllisyystiedot (nimi, yhteystiedot, syntymäaika, henkilöllisyystodistukset) säilytetään tilisuhteen ajan sekä 5 vuotta tilin sulkemisesta, jotta voimme täyttää AML/KYC-kirjanpitovelvoitteemme. Ne poistetaan tai anonymisoidaan tämän jakson jälkeen, ellei laki edellytä pidempää aikaa tai ellei tutkinta ole kesken.

Vastaanottajien matkapuhelinnumerot säilytetään 5 vuotta kyseisen tapahtuman päivämäärästä osana tapahtumatietojamme rahanpesun torjuntaa ja riitojen ratkaisua varten, ja ne anonymisoidaan sen jälkeen.

Tilaus- ja tapahtumatiedot (lataus- ja pakettihistoria, laskutustiedot) säilytetään 5 vuotta tapahtuman päivämäärästä kirjanpito-, vero- ja rahanpesun torjuntavelvoitteiden täyttämiseksi. Valmiiden tilausten tiedot näkyvät ja ovat käytettävissä Asiakastililläsi 1 kuukauden ajan valmistumisesta; tämän jälkeen ne arkistoidaan eikä niitä enää näytetä tilin käyttöliittymässä, mutta niitä säilytetään edelleen taustajärjestelmiemme tiedoissa edellä kuvatut ajat.

Viestintä- ja tukilokit (sähköpostit, chatit, puhelutiedot tukitiimimme kanssa) säilytetään 3 vuotta viimeisestä yhteydenotosta laadunvarmistusta, riitojen käsittelyä ja valitusten ratkaisemista varten, ja ne poistetaan sen jälkeen, ellei niitä ole liitetty avoimeen riitaan tai oikeudelliseen vaatimukseen.

Petostentorjunta- ja riskitiedot (merkinnät, tutkintamuistiinpanot, seulontatulokset) säilytetään 5 vuotta tiedon luomispäivästä tai pidempään, jos käynnissä oleva tutkinta tai toimivaltaisen viranomaisen pyyntö sitä edellyttää, jotta voimme täyttää AML/CFT- ja petostentorjuntavelvoitteemme.

Markkinointitiedot (asetukset, suostumustiedot) säilytetään siihen asti, kun peruutat suostumuksesi tai vastustat markkinointia, tai 2 vuoden käyttämättömyyden jälkeen sen mukaan, kumpi toteutuu ensin. Suostumuksen peruuttamisen jälkeen poistamme taustalla olevat markkinointitiedot, mutta voimme säilyttää tiedon itse peruuttamisesta, jos se on tarpeen vaatimustenmukaisuuden osoittamiseksi.

Tekniset tiedot (laitetiedot, IP-osoite, evästeet, käyttötilastot) säilytetään 12 kuukautta keräämisestä, ellei Evästekäytännössämme ole määritetty lyhyempää aikaa, minkä jälkeen ne poistetaan tai anonymisoidaan automaattisesti.

Varmuuskopiot, jotka sisältävät henkilötietoja, säilytetään 90 päivää taustalla oleviin tietoihin sovellettavan säilytysajan yli yksinomaan katastrofipalautusta varten, ja ne poistetaan tai ylikirjoitetaan sen jälkeen turvallisesti.

Jos emme voi poistaa tietoja välittömästi (esimerkiksi siksi, että ne ovat varmuuskopioarkistoissa), eristämme ne turvallisesti kaikesta jatkokäsittelystä, kunnes poistaminen on mahdollista.

Jos suljet tilisi, henkilötietosi poistetaan tai anonymisoidaan edellä esitettyjen aikojen mukaisesti, paitsi jos meidän on säilytettävä niitä pidempään lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi, riidan ratkaisemiseksi tai sopimustemme täytäntöönpanemiseksi.

9. Tietoturva

Sovellamme vahvoja teknisiä ja organisatorisia toimenpiteitä tietojesi suojaamiseksi, mukaan lukien salaus, suojattu tallennus, käyttöoikeuksien hallinta ja säännölliset tietoturva-arvioinnit. Teemme yhteistyötä myös luotettujen palveluntarjoajien kanssa, jotka noudattavat korkeita tietoturvastandardeja.

10. Rekisteröidyn oikeudet

Sinulla on seuraavat oikeudet henkilötietoihisi liittyen:

• Oikeus saada pääsy tietoihin: pyytää kopio hallussamme olevista tiedoistasi.
• Oikeus tietojen oikaisemiseen: korjata virheelliset tiedot.
• Oikeus tietojen poistamiseen: pyytää tietojesi poistamista, laissa säädettyjä poikkeuksia noudattaen.
• Oikeus käsittelyn rajoittamiseen: rajoittaa tietojesi käsittelytapaa.
• Oikeus vastustaa käsittelyä: vastustaa oikeutettuun etuun perustuvaa käsittelyä tai markkinointitarkoituksessa tapahtuvaa käsittelyä.
• Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen: pyytää tietosi koneluettavassa muodossa ja siirtää ne toiseen palveluun.
• Oikeus peruuttaa suostumus: peruuttaa tietojen käsittelyä koskevan suostumuksen, mikäli sovellettavissa.

Voit käyttää näitä oikeuksiasi ottamalla meihin yhteyttä. Saatamme joutua varmistamaan henkilöllisyytesi ennen pyyntösi käsittelyä.

11. Automatisoitu päätöksenteko ja profilointi

Emme käytä automatisoitua päätöksentekoa tai profilointia, jolla olisi sinuun kohdistuvia oikeudellisia tai muutoin merkittäviä vaikutuksia.

12. Valitukset

Jos sinulla on huolenaiheita siitä, miten käsittelemme tietojasi, ota meihin suoraan yhteyttä. Jos et ole tyytyväinen vastaukseemme, voit tehdä valituksen toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle. Englannissa ja Walesissa tämä on Information Commissioner's Office (ICO).

Yhteystiedot:

The Information Commissioner's Office (ICO)

Verkkosivusto: ico.org.uk/global/contact-us/

Tietosuojavalitusten käsittelymenettely: ico.org.uk/make-a-complaint/data-protection-complaints/

Puh: +0303 123 1113

13. Tämän tietosuojakäytännön päivitykset

Voimme päivittää tätä tietosuojakäytäntöä heijastaaksemme muutoksia tietojenkäsittelykäytännöissämme tai sovellettavassa lainsäädännössä. Uusin versio on aina saatavilla verkkosivustollamme, ja ilmoitamme sinulle kaikista merkittävistä päivityksistä. Suosittelemme, että tarkistat tämän käytännön säännöllisin väliajoin.

14. Alaikäisten tiedot

Palvelumme eivät ole tarkoitettu alle 18-vuotiaille henkilöille. Emme tietoisesti kerää alaikäisten tietoja. Mikäli huomaamme keränneemme tällaisia tietoja vahingossa, ryhdymme viipymättä toimiin niiden poistamiseksi.

15. Ota yhteyttä

Jos sinulla on kysyttävää tästä tietosuojakäytännöstä tai tietojenkäsittelytavoistamme, ota meihin yhteyttä osoitteessa [email protected].